Hantering av personuppgifter
Vi är kloka och varsamma
När du hyr eller söker lägenhet förser du oss med vissa personuppgifter. När du sedan bor hos oss genereras ytterligare information. Det är viktigt för oss att du känner dig trygg och att du har ett förtroende för hur vi hanterar dina uppgifter.
Dataskyddsförordningen ska skydda dig så att din personliga integritet inte kränks genom att dina personuppgifter används på fel sätt. Dina personuppgifter får bara behandlas om du har godkänt det, vi har ett avtal eller om det finns stöd i annan lag eller GDPR (General Data Protection Regulation).
Vi på Vänersborgsbostäder vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, förenliga med branschstandard framtagen av Sveriges Allmännytta och Fastighetsägarna för att säkerställa att din information skyddas från att obehöriga får del av den. Endast en begränsad andel av våra anställda har tillgång till informationen om dig och deras hantering av informationen är reglerad.
Vad är personuppgifter?
Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person. Det kan vara direkta uppgifter som namn, adress, e-postadress, personnummer eller telefonnummer. Men det kan också vara indirekta uppgifter som lägenhetsnummer och IP-adress.
När behandlas mina personuppgifter?
Hos Vänersborgsbostäder registreras dina personuppgifter när du registrerar dig som sökande på vår webbplats, när du får ett lägenhetserbjudande samt när du skriver ett avtal på lägenhet/parkeringsplats/lokal. Vi behandlar även dina personuppgifter i syfte att leverera tjänster, skicka fakturor och information samt i övrigt kunna fullfölja vårt ansvar som avtalspart. Personuppgifter bevaras av bolaget i enlighet med gällande lagstiftning endast så länge det är nödvändigt för att kunna leverera tjänster eller uppfylla lagkrav.
Läs mer om våra personuppgiftsbehandlingar specifikt enligt nedan:
Personuppgiftansvar
Personuppgiftsansvarig, det vill säga ansvarig för alla behandlingar av personuppgifter som utförs, är AB Vänersborgsbostäder, Torpavägen 1, 462 85 Vänersborg, org/nr 556489-0274
Dina rättigheter
Om du inte vill att dina uppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta. Du har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, begära ett registerutdrag från oss. Du gör det genom att besöka oss på vårt kontor Vallgatan 13 i Vänersborg. Medtag legitimation. Du kan även göra det skriftligen. Begäran ska vara undertecknad av dig, samt innehålla ditt namn och personnummer. Registerutdraget skickas till din folkbokföringsadress.
Begäran om rättelse av personuppgifter kan du göra genom att skriva till oss. Ange vilken uppgift som är felaktig. Begäran om rättelse ska innehålla ditt namn och personnummer och vara undertecknad av dig.
Har du klagomål på Vänersborgsbostäder angående felaktig hantering av personuppgifter som inte åtgärdas av oss på ett enligt dig tillfredsställande sätt, kan du kontakta Integritetsmyndigheten på imy@imy.se eller 08-657 10 00.
Hur länge sparas mina personuppgifter?
Dina personuppgifter sparas så länge som du är kund hos Vänersborgsbostäder och för den tid därefter som vi har en laglig grund för vår behandling. Efter det kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla dem till dig.
Vem kontaktar jag vid frågor?
Om du har några frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss.
Personuppgiftsansvarig:
AB Vänersborgsbostäder
Postadress: 462 85 Vänersborg
Telefonnummer: 0521-260 260 E-post: info@abvb.se
Sökande
När du söker lägenhet/bilplats/lokal hanterar vi nedanstående uppgifter. I samband med att du erbjuds lägenhet kommer vi även hantera ytterligare information. Det innebär att vi då gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss.
Personuppgiftsbehandling när du söker lägenhet, bilplats eller lokal
UPPGIFTER
- Identitetsuppgifter, t.ex. namn, kundnummer och personnummer
- Kontaktuppgifter, t.ex. adress, e-postadress, lägenhetsnummer och telefonnummer
- Ansökningsuppgifter, t.ex. uppgift om sökt lägenhet, storlek, arbetsgivare, inkomst, referens från arbetsgivare, referens från hyresvärd, medsökande, borgensman uppgifter från kreditupplysningsföretag, inkassobolag och Kronofogdemyndigheten.
LAGLIG GRUND FÖR BEHANDLINGEN
Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att erbjuda lägenhet/bilplats/lokal i enlighet med vår uthyrningspolicy.
Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter. Om du inte uppdaterar din profil på hemsidan minst en gång var tolfte månad kommer vi rensa bort och radera dina personuppgifter. När du tecknar avtal med oss kommer ansökningsuppgifter ovan att raderas efter 12 månader.
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, t.ex. hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.
ÖVRIGT OM PERSONUPPGIFTER UNDER HYRESFÖRHÅLLANDET
Övrigt om personuppgifter under hyresförhållandet Samtliga uppgifter ligger kvar så länge som ditt hyresförhållande med oss kvarstår. Vissa uppgifter såsom uppgifter vid fel i lägenhet och störningsuppgifter rensas när det inte finns en befogad anledning att behålla uppgiften eller i enlighet med vår branschpraxis. Personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter kan användas för bank och posttjänster, TV/bredband, el, inkasso eller ett företag som sköter våra IT-system. Endast de uppgifter som är relevanta för att biträdet ska kunna fullfölja sina uppgifter kommer att lämnas ut. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut.
Personuppgiftsbehandling under hyresförhållandet
HYRESAVIER/BETALNING
Under hyresförhållandet behandlar vi dina personuppgifter exempelvis när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi till dig skickar information som du behöver.
Uppgifter
- Identitetsuppgifter, t.ex. namn, kundnummer och personnummer
- Kontaktuppgifter, t.ex. adress, e-postadress, lägenhetsnummer och telefonnummer.
- Betalningsuppgifter, t.ex. grundhyra, tillval, borgensman, betalningshistorik, förbrukningsuppgifter vid Individuell mätning och debitering
Laglig grund för behandlingen
Behandlingen är nödvändig för att fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart.
FELANMÄLNINGAR/UNDERHÅLL/TILLVAL OCH REPARATIONER
Om något behöver repareras eller underhållas i din lägenhet eller i fastigheten behandlas dina uppgifter för att vi ska kunna genomföra åtgärden. Likadant gäller om du beställer tillval. Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla en hantverkare eller entreprenör som ska reparera något i din lägenhet.Efter hyrestidens slut
När vårt mellanvarande avtal upphör kommer personuppgifterna hanteras på följande sätt. Uppgifterna sparas så länge vi har en laglig grund för vår behandling. Exempelvis säger bokföringslagen att vi måste spara uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, t.ex betalningar, i sju år inklusive innevarande år.
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, t.ex. hyresavtal. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.
När vi inte har en laglig grund för att hantera personuppgifterna kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla dem till dig.
LAGLIG GRUND FÖR BEHANDLINGEN
Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att du/ni ska kunna öppna de dörrar som har elektroniskt lås eller boka tid i tvättstuga eller övrigt.
KUNDUNDERSÖKNINGAR, BOSTADSMÖTEN, MARKNADSFÖRING AV PRODUKTER OCH TJÄNSTER
Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kan också komma att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse TV/bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.
Uppgifter
- Identitetsuppgifter, t.ex. namn, kundnummer och personnummer
- Kontaktuppgifter, t.ex. adress, e-postadress, lägenhetsnummer och telefonnummer
Laglig grund för behandlingen
Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig
UTEBLIVEN BETALNING/INKASSO, SKADEGÖRELSE OCH STÖRNINGAR
Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer kommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan i dessa fall också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
Uppgifter
- Identitetsuppgifter, t.ex. namn, kundnummer och personnummer
- Kontaktuppgifter, t.ex. adress, e-postadress, lägenhetsnummer och telefonnummer
- Betalningsuppgifter, t.ex. grundhyra, tillval, borgensman, betalningshistorik.
- Störningsuppgifter, t.ex. datum, klockslag och typ av störning.
- Skador i lägenheten, t.ex. besiktningsprotokoll med typ av skada, foto
LAGLIG GRUND FÖR BEHANDLINGEN
Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla rättsliga förpliktelser som vi har.
Övrigt om personuppgifter under hyresförhållandet
Samtliga uppgifter ligger kvar så länge som ditt hyresförhållande med oss kvarstår. Vissa uppgifter såsom uppgifter vid fel i lägenhet och störningsuppgifter rensas när det inte finns en befogad anledning att behålla uppgiften eller i enlighet med vår branschpraxis.
Personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter kan användas för bank och posttjänster, TV/bredband, el, inkasso eller ett företag som sköter våra IT-system. Endast de uppgifter som är relevanta för att biträdet ska kunna fullfölja sina uppgifter kommer att lämnas ut.
Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut.